PERDA NOMOR 2 TAHUN 2016 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPANDAERAH

Acho Ahmad17 Desember 2017

1,149

GUBERNUR SULAWESI BARAT
PERATURAN DAERAH SULAWESI BARAT
NOMOR 2 TAHUN 2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPANDAERAH
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
GUBERNUR SULAWESI BARAT,
Menimbang : a. bahwa arsip merupakan sumber informasi dan
bahan pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah
serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti
penting dan strategis, meliputi penyajian informasi
penyelenggaraan Pemerintah Daerah, perumusan
kebijakan dan pengambilan keputusan;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang
autentik, utuh dan terpercaya, menjamin
perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah, hakhak
keperdataan masyarakat, mendinamiskan
sistem kearsipan, maka penyelenggaraan kearsipan
di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat,
Lembaga Negara di daerah, Badan Usaha Milik
Daerah, Organisasi Politik, Organisasi
Kemasyarakatan, Perusahaan, dan Perseorangan
harus dikelola melalui sistem penyelenggaraan
kearsipan yang komprehensif, terpadu dan
berkesinambungan;
c. bahwa dalam rangka penyelenggaraan otonomi
daerah berdasarkan Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah,
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat berwenang
mengelola arsip tingkat provinsi;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c,
perlu membentuk Peraturan Daerah tentang
Penyelenggaraan Kearsipan Daerah;
Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
SALINAN
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
3. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2004 tentang
Pembentukan Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 105,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4422);
4. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4843);
5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61
Tambahan Lembaran Republik Indonesia Negara
Nomor 4846);
6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 112 Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152
Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia
Nomor 5071);
8. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
9. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015
Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5679);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang
Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 3912);
11. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang
Pedoman Pembinaan dan Pengawasan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165)
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4593);
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
12. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99)
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5149);
13. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
14. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 4
Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan,
Penelitian dan Pengembangan Daerah serta Lembaga
Teknis Daerah Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran
Daerah Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2009 Nomor
4, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi
Barat Nomor 37) sebagaimana telah diubah beberapa
kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Provinsi
Sulawesi Barat Nomor 8 Tahun 2012 tentang
Perubahan Ketiga Atas Peraturan Daerah Provinsi
Sulawesi Barat Nomor 4 Tahun 2009 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan
Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan
Pengembangan Daerah serta Lembaga Teknis Daerah
Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Daerah Provinsi
Sulawesi Barat Tahun 2012 Nomor 8, Tambahan
Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor
65);
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT
dan
GUBERNUR SULAWESI BARAT
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN DAERAH.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Provinsi Sulawesi Barat.
2. Gubernur adalah Gubernur Sulawesi Barat.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
3. Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara
Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan daerah otonom.
4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Barat.
5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah
perangkat daerah sebagai unsur pembantu kepala daerah dan Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan Daerah.
6. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah
badan usaha yang seluruh atau sebagian modalnya dimiliki oleh Daerah.
7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus-menerus.
12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telahmenurun.
13. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional RepublikIndonesia
dan/atau lembaga kearsipan.
14. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
15. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsipter
jaga.
16. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas,dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
17. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
18. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas,
dantanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
19. Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi yang selanjutnya disingkat dengan
LKD Provinsi adalah SKPD Provinsi Sulawesi Barat yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan
pembinaan kearsipan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
20. Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota yang selanjutnya disingkat
dengan LKD Kabupaten/Kota adalah SKPD Kabupaten/Kota dalam
wilayah Provinsi Sulawesi Barat yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan.
21. Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI
adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non
kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang
berkedudukan di ibukota negara.
22. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis.
23. Pencipta Arsip Tingkat Provinsi adalah BUMD, organisasi
kemasyarakatan berskala provinsi, organisasi politik berskala provinsi,
dan perusahaan swasta berskala provinsi.
24. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
25. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yangmempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
26. Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
27. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.
28. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
29. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
30. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem
kearsipan nasional.
31. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan
arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
32. Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu
sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai
komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar
pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
33. Sistem Kearsipan Provinsi Sulawesi Barat, yang selanjutnya disingkat
SKSB adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan
berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas
tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
34. Sistem Informasi Kearsipan Provinsi Sulawesi Barat, yang selanjutnya
disingkat SIKSB adalah Sistem Informasi Arsip dilingkungan Pemerintah
Provinsi Sulawesi Barat yang dikelola oleh LKD Provinsi yang
menggunakan Sarana JaringanInformasi Kearsipan Provinsi Sulawesi
Barat.
35. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN
adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara
nasional yang dikelola oleh ANRI.
36. Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Sulawesi Barat, yang disingkat
JIKSB adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip di
lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat yang dikelola oleh LKD
Provinsi.
37. Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar
berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga
kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkankepada
publik.
38. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
39. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip
bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
40. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubunganinformasi,
kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
41. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis
danterencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan
menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah
terjadi musibah.
42. Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem
kearsipannasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan
sarana,organisasi kearsipan dan pendanaan.
43. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib
dilakukanterhadap suatu jenis arsip.
44. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
45. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam penilaian
kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan
penyelenggaraan kearsipan.
46. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi
bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan kendala penyelenggaraan kearsipan.
47. Audit Kearsipan Eksternal adalah Audit Kearsipan yang dilaksanakan
oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal atas penyelenggaraan kearsipan
pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
48. Audit Kearsipan Internal adalah Audit Kearsipan yang dilaksanakan oleh
Tim Pengawas Kearsipan Internal atas pengelolaan arsip dinamis di
lingkungan pencipta arsip.
49. Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE
adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit
penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan
daerah.
50. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah
laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil
audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya.
BAB II
ASAS, FUNGSI, TUJUAN DAN RUANG LINGKUP
Bagian Kesatu
Asas
Pasal 2
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan;
a. kepastian hukum;
b. keotentikan dan keterpercayaan;
c. keutuhan;
d. asal usul (principle of provenance);
e. aturan asli (principle of original order);
f. keamanan dan keselamatan;
g. keprofesionalan;
h. keresponsifan;
i. keantisipasian;
j. keparitisipatifan;
k. akuntabilitas;
l. kemanfaatan;
m. aksesibilitas, dan
n. kepentingan umum.
Bagian Kedua
Fungsi
Pasal 3
Penyelenggaraan kearsipan berfungsi:
a. sebagai sumber informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan baik
Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah; dan
b. sebagai sumber informasi, alat bukti yang sah, bahan penelitian dan/atau
obyek penelitian dalam pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan
seni.
Bagian Ketiga
Tujuan
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 4
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh pencipta
arsip di lingkungan daerah provinsi, BUMD, perusahaan swasta, organisasi
kemasyarakatan, organisasi politik, pemerintahan desa dan tokoh
masyarakat tingkat provinsi;
b. menjamin tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah
Daerah;
f. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem kearsipan
yang terpadu;
g. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Pasal 5
(1) Penyelenggaraan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Gubernur dan
dilaksanakan oleh LKD Provinsi secara komprehensif dan terpadu dalam
SKSB.
(2) Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat(1),
meliputi :
a. penetapan kebijakan;
b. pengelolaan arsip; dan
c. pembinaan kearsipan.
(3) Penyelenggaraan kearsipan dalam SKSB sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), didukung sumber daya kearsipan meliputi :
a. sumber daya manusia;
b. prasarana dan sarana; dan
c. pendanaan.
Pasal 6
(1) SKSB wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan LKD Provinsi.
(2) Penyelenggaraan SKSB sebagaimana dimaksud pada ayat (1),menjadi
tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan LKD Provinsi.
(3) Penyelenggaraan SKSB sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi
dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
BAB IV
PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN
Pasal 7
(1) Penetapan kebijakan kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 5 ayat (2) huruf a, dilakukan oleh Gubernur.
(2) Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang :
a. pembinaan;
b. pengelolaan arsip;
c. pembangunan SKSB, pembangunan SIKSB dan JIKSB di wilayah
daerah;
d. organisasi;
e. pengembangan sumber daya manusia;
f. prasarana dan sarana;
g. perlindungan dan penyelamatan arsip;
h. sosialisasi kearsipan;
i. kerja sama; dan
j. pendanaan.
(3) Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi acuan
bagi pencipta arsip dan LKD Provinsi dalam penyelenggaraan kearsipan.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 8
(1) Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan
keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka SKSB
dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.
(2) Pengelolaan arsip dilakukan terhadap:
a. arsip dinamis; dan
b. arsip statis.
(3) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan
dilaksanakan oleh unit-unit kearsipan.
(4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab LKD Provinsi.
(5) Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelola arsip
statis dilaksanakan arsiparis dan atau pengelola arsip.
(6) Dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis, arsiparis
dibantu oleh tenaga yang memiliki pengetahuan di bidang kearsipan.
Pasal 9
(1) Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap SKPD.
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk secara
berjenjang meliputi:
a. unit kearsipan I dilaksanakan oleh LKD Provinsi; dan
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
b. unit kearsipan II dilaksanakan oleh sekretariat/bagian yang menangani
urusan tata usaha pada SKPD dan BUMD.
(3) LKD Provinsi selain berfungsi sebagai Unit kearsipan I, juga berfungsi
sebagai Unit kearsipan II selaku pencipta arsip.
Pasal 10
(1) Unit kearsipan II mengelola arsip inaktif dari unit pengolah.
(2) Unit pengolah mempunyai tugas :
a. penciptaan arsip;
b. pemberkasan arsip aktif;
c. pengelolaan, penyimpanan dan penyajian arsip aktif;
d. pengelolaan arsip vital;
e. pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan.
(3) Unit pengolah melaporkan tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip
aktif kepada pimpinan pencipta arsip melalui unit kearsipan II.
(4) Pengelolaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
dan dilaksanakan oleh arsiparis dan atau pengolah arsip.
Pasal 11
(1) Unit kearsipan II memiliki tugas :
a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di
lingkungannya;
b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam rangka
SKSB dan SIKSB; dan
c. melaksanakan pemusnahan arsip di instansinya.
(2) Unit kearsipan II memiliki fungsi :
a. pengolahan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan instansinya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada LKD
Provinsi; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.
Bagian Kedua
Pengelolaan Arsip Dinamis
Paragraf 1
Umum
Pasal 12
(1) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2)
huruf a, meliputi kegiatan :
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan arsip;
c. pemeliharaan arsip; dan
d. penyusutan arsip.
(2) Arsip dinamis terdiri atas :
a. arsip aktif;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
b. arsip inaktif;
c. arsip vital; dan
d. arsip terjaga.
Pasal 13
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis diperlukan :
a. tata naskah dinas;
b. klasifikasi arsip;
c. JRA; dan
d. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Pasal 14
(1) Tata naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a,
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
(2) Tata naskah dinas digunakan untuk memenuhi autentisitas dan
reliabilitas arsip.
Pasal 15
(1) Klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b, disusun
berdasarkan pada analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun
secara logis, sistematis dan kronologis.
(2) Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip berdasarkan
masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk
pengaturan penataan dan penemuan kembali arsip.
Pasal 16
(1) Pemerintah daerah dan BUMD wajib memiliki JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1), digunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
(3) JRA memuat daftar yang berisi sekurang-kurangnya :
a. jangka waktu penyimpanan atau retensi;
b. jenis arsip; dan
c. keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.
(4) JRA pada BUMD disusun oleh masing-masing pimpinan BUMD yang
dikoordinasikan oleh Kepala LKD Provinsi.
(5) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan oleh Gubernur dan
pimpinan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Pasal 17
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 13 huruf d, disusun sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
Pasal 18
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Ketentuan lebih lanjut mengenai Tata Naskah Dinas, Pola Klasifikasi, JRA
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14, Pasal 15, Pasal 16 dan Pasal 17
diatur lebih lanjut dalam Peraturan Gubernur.
Paragraf 2
Penciptaan Arsip
Pasal 19
(1) Penciptaan arsip dilakukan oleh pencipta arsip dalam setiap pelaksanaan
tugas dan fungsi.
(2) Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan
proses:
a. pembuatan arsip; dan
b. penerimaan arsip.
(3) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta
sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(4) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi dan
dilakukan oleh Arsiparis dan atau pengelolah arsip.
(5) Pedoman Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip serta Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip diatur dalam Peraturan Gubernur berdasarkan
pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Pasal 20
(1) Arsip yang sudah diregistrasi harus didistribusikan kepada pihak yang
berhak secara cepat, tepat, lengkap dan aman.
(2) Unit pengolah dan unit kearsipan II bertanggung jawab terhadap
pengendalian arsip yang didistribusikan sesuai kewenangannya.
(3) Pendistribusian diikuti dengan tindakan pengendalian.
Pasal 21
(1) Penerimaan arsip wajib dilakukan oleh petugas yang berhak menerima.
(2) Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi
oleh pihak yang menerima.
(3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan
kepada unit pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.
(4) Pendokumentasian arsip dilakukan dengan cara registrasi.
(5) Pendokumentasian arsip dilakukan oleh Arsiparis dan atau pengolah arsip.
(6) Arsip yang telah didokumentasikan arsip wajib dipelihara dan disimpan.
Paragraf 3
Penggunaan Arsip Dinamis
Pasal 22
(1) Penggunaan arsip dinamis diperuntukan bagi kepentingan Pemerintah,
Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota dan masyarakat.
(2) Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(3) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan,
pengolahan, penyajian arsip vital, dan autentisitas arsip aktif.
(4) Pimpinan unit kearsipan II bertanggung jawab terhadap ketersediaan,
pengolahan, penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan
internal pencipta arsipdan kepentingan publik, serta penggunaan informasi
arsip dalam SIKSB dan JIKSB.
(5) Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi
tanggung jawab kepala unit kearsipan II dan dilaksanakan oleh Arsiparis
dan atau pengolah arsip.
(6) Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.
(7) Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna
dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 4
Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pasal 23
(1) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(2) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi :
a. pemeliharaan arsip vital;
b. pemeliharaan arsip aktif; dan
c. pemeliharaan arsip inaktif.
(3) Pemeliharaan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a,
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
(4) Pemeliharaan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b,
menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II.
(5) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c,
dilaksanakan berdasarkan program arsipvital.
(6) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan melalui kegiatan :
a. pemberkasan arsip aktif ;
b. penataan arsip inaktif;
c. penyimpanan arsip; dan
d. alih media arsip.
Pasal 24
(1) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2),
huruf a pada Pemerintah Daerah dan BUMD diintegrasikan ke dalam
sistem pengelolaan arsip dinamis pada pencipta arsip.
(2) Program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan
dan penanggulangan bencana.
(3) Program arsip vital menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
(4) Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan :
a. identifikasi;
b. perlindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 25
(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (6)
huruf a, dilakukan setelah arsip diregistrasi dan didistribusikan.
(2) Arsip aktif yang telah dilakukan pemberkasan arsip dinyatakan sebagai
arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip.
(3) Pemberkasan arsip aktif pada unit pengolah menghasilkan tersusunnya
daftar arsip aktif.
(4) Daftar arsip aktif terdiri atas:
a. daftar berkas; dan
b. daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat metadata:
a. unit pengolah;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurang memuat metadata:
a. nomor berkas;
b. nomor item arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatan daftar arsip aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah dan dilaksanakan oleh Arsiparis
dan atau pengolah arsip.
(8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan dalam rangka
penyelenggaraan SIKSB dan JIKSB.
Pasal 26
(1) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 23 ayat (2), huruf b, berdasarkan asas asal-usuldan asas aturan asli
serta dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.
(2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat metadata:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tangung
jawab kepala unit kearsipan II dan dilaksanakan oleh Arsiparis dan atau
pengolah arsip.
(4) Daftar arsip inaktif disampaikan kepada unit kearsipan II dalam rangka
SIKSB dan JIKSB.
Pasal 27
(1) Pemerintah Daerah dan BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan
2 (dua) katagori, yaitu :
a. arsip terjaga; dan
b. arsip umum.
(2) Daftar isi arsip dinamis meliputi :
a. daftar arsip aktif; dan
b. daftar arsip inaktif.
Pasal 28
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (6) huruf c
dilakukan terhadap arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftarkan dalam
daftar arsip.
(2) Penyimpanan arsip aktif menjadi tangung jawab pimpinan unit pengolah
dan dilaksanakan oleh arsiparis dan atau Pengolah Arsip.
(3) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tangung jawab kepala unit kearsipan II
dan dilaksanakan oleh arsiparis dan atau Pengolah Arsip.
(4) Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin
keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan
arsip berdasarkan JRA.
Pasal 29
(1) Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (6) huruf d,
dilaksanakan dalam bentuk apapun sesuai dengankemajuan teknologi
informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuanperaturan perundang
undangan.
(2) Alih media arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan
dalam rangka penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis.
(3) Pencipta arsip membuat kebijakan alih media arsip meliputi:
a. pengkopian;
b. konversi;dan
c. migrasi.
(4) Arsip yang dialih mediakan tetap disimpan untuk kepentingan
hukumberdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(5) Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan:
a. kondisi arsip; dan
b. nilai informasi.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(6) Alih media arsip dilegalisasi dengan autentikasi oleh pimpinan
dilingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu
yangdilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan arsip hasil alih media.
(7) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acarayang
disertai dengan daftar arsip.
(8) Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip;
e. keterangan proses alih media yang dilakukan;
f. pelaksanaan; dan
g. penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan unit kearsipan.
(9) Daftar arsip aktif dan inaktif yang dialih mediakan sekurang-kurangnya
memuat:
a. nomor urut;
b. jenis arsip;
c. jumlah arsip;
d. kurun waktu; dan
e. keterangan.
(10) Pimpinan unit kearsipan II melaporkan pelaksanaan alih media arsipaktif
dan arsip inaktif kepada pimpinan pencipta arsip.
(11) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
Paragraf 5
Penyusutan Arsip
Pasal 30
(1) Penyusutan arsip dinamis dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
(2) Penyusutan arsip meliputi kegiatan:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan II;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memilikinilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturanperundangan
undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada LKD Provinsi.
Pasal 31
(1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan II
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf a yang berada pada
pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
(2) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan II
dilaksanakan setelah melewati jangka waktu retensi aktifnya.
(3) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatangan
Berita Acara dan dilampiri Daftar Arsip yang dipindahkan.
(4) Berita Acara pemindahan arsip inaktif ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah dan pimpinan unit kearsipan II.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(5) Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan
dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan :
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar berkas
dan daftar isi berkas; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pasal 32
(1) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh)tahun
dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan II.
(2) Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10(sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
Pasal 33
(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf
b, pada pencipta arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan
JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara atau masih
diperlukan untuk barang bukti suatu sengketa yang sedang
berlangsung.
(3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan
pencipta arsip.
(4) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) wajib
dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
Pasal 34
Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai arsip;
b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 31 ayat (5) huruf a;
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan II;
d. penilaian oleh panitia penilai arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaan pemusnahan:
1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnahdan
tidak dapat dikenali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unsurbagian
hukum dan/atau unsur inspektorat; dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat data arsipyang
dimusnahkan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 35
(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34
huruf a, ditetapkan oleh :
a. pimpinan SKPD dan BUMD untuk pemusnahan arsip yang memiliki
retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun;
b. kepalaLKD Provinsi untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi
sekurang kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
(2) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bertugas
melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
(3) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a,
sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. pimpinan unit kearsipan II sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota; dan
c. arsiparis sebagai anggota.
(4) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
b,kurangnya memenuhi unsur :
a. pimpinan unit kearsipan I sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan unit kearsipan II yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota;
c. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota; dan
d. arsiparis sebagai anggota.
(5) Pembentukan Panitia Penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditetapkan dengan Keputusan Gubernur dan dapat didelegasikan kepada
Kepala Unit SKPD.
(6) Pembentukan Panitia Penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.
Pasal 36
(1) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun pada
SKPD dan BUMD dilaksanakan oleh pimpinan SKPD dan BUMD setelah
mendapat:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di
unit kearsipan II;
b. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
c. pertimbangan dari pimpinan unit pengolah;
d. penetapan arsip yang akan dimusnahkan oleh pimpinan pencipta arsip;
dan
e. persetujuan tertulis dari Gubernur.
(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi
tanggung jawab SKPD dan BUMD.
(3) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10(sepuluh)
tahun pada SKPD dan BUMD dilaksanakan oleh pimpinan SKPD dan
BUMD setelah mendapat:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di
unit kearsipan I;
b. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
c. pertimbangan dari pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan
dimusnahkan;
d. persetujuan dan penetapan dari Kepala LKD Provinsi;
e. persetujuan tertulis dari Gubernur; dan
f. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI;
(4) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3), menjadi
tanggung jawab LKD Provinsi.
(5) Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta atas pelaksanaan
kegiatan pemusnahan arsip sebagai arsip vital yang meliputi:
a. keputusan pembentukan Panitia Penilai Arsip;
b. notulen rapat Panitia Penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
c. usulan dari Panitia Penilai Arsip mengenai arsip yang diusulkanmusnah
dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. keputusan pimpinan SKPD/BUMD/LKD Provinsitentang Penetapan
Pelaksanaan Pemusnahan Arsip/penetapanarsip yang akan
dimusnahkan sesuai dengan kewenangannya;
e. berita acara pemusnahan arsip; dan
f. daftar arsip yang dimusnahkan.
Pasal 37
(1) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada LKD Provinsi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf c, dilakukan
terhadap arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
(2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib
dilaksanakan oleh SKPD dan BUMD.
(3) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1),menjadi
tanggung jawab pencipta arsip.
Pasal 38
(1) Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip ke LKDProvinsiharus
autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
(2) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik dan
terpercaya,maka pencipta arsip wajib melakukan autentikasi.
(3) Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (2), LKD Provinsi berwenang menolak penyerahan
arsip statis.
(4) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi
dilakukan oleh LKD Provinsi.
Pasal 39
(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di
unit kearsipan II;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip di SKPD dan BUMD terhadap arsip
usul serah;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip di SKPD dan BUMD kepada LKD Provinsi disertai dengan
pernyataan dari pimpinan pencipta arsip, bahwa arsip yang akan
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari Kepala LKD Provinsi;
e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip di
SKPD dan BUMD; dan
f. penyerahan arsip statis dari Pimpinan Pencipta Arsip di SKPD dan
BUMD kepada Kepala LKD Provinsi dengan disertai berita acara dan
daftar arsip yang diserahkan.
(2) Prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dengan
memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan.
(3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip meliputi :
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip di SKPD dan BUMD;
b. notulen rapat panitia penilai arsip di SKPD dan BUMD pada saat
melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip di SKPD dan BUMD
kepada pimpinan pencipta arsip di SKPD dan BUMD yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi
syarat untuk diserahkan;
d. surat persetujuan dari Kepala LKD Provinsi;
e. surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip di SKPD dan BUMD
bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat
digunakan;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip di SKPD dan BUMD tentang
penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis /penetapan arsip yang
akan diserahkan;
g. berita acara penyerahan arsip statis; dan
h. daftar arsip statis yang diserahkan.
(4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3), wajib disimpan olehpencipta
arsip dan LKD Provinsi serta diperlakukan sebagai arsip vital.
Bagian Ketiga
Pengelolaan Arsip Statis
Paragraf 1
Tugas LKD Provinsi
Pasal 40
(1) Dalam mengelola arsip statis, LKD Provinsimempunyai tugas sebagai
berikut:
a. pengelolaan arsip inaktif yang retensinya sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun;
b. pengelolaan arsip statis yang berskala daerah dan atau Provinsi;
c. pembinaan kearsipan di lingkungan Provinsi; dan
d. pembinaan kearsipan daerah Kabupaten/Kota.
(2) Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.
(3) SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah Provinsi wajib
menyerahkan arsip statis kepada LKDProvinsi.
Paragraf 2
Akuisisi Arsip Statis
Pasal 41
(1) Akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf
a, dilakukan melalui verifikasi secara langsung ataupun tidak langsung.
(2) Prosedur akuisisi arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
a. monitoring terhadap fisik arsip dan daftar arsip statis;
b. melakukan verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LKD Provinsi;
c. menetapkan status arsip statis oleh LKD Provinsi;
d. persetujuan untuk menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip di SKPD dan BUMD;
e. penetapan arsip statis yang diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip di
SKPD dan BUMD; dan
f. pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip di
SKPD dan BUMD kepada Kepala LKD Provinsi disertai dengan berita
acara dan daftar arsip statis yang diserahkan.
(3) Pelaksanaan akuisisi arsip statis wajib dituangkan dalam Berita Acara
Serah Terima dan Daftar Arsip Statis dan ditandatangani oleh Kepala LKD
Provinsi dan pimpinan pencipta arsip di SKPDan BUMD.
(4) Berita acara serah terima arsip statis sekurang-kurangnya memuat:
a. waktu serah terima;
b. tempat;
c. jumlah;
d. tanggung jawab dan kewajiban para pihak; dan
e. tanda tangan para pihak.
(5) Daftar arsip statis sekurang-kurangnya memuat metadata sebagai berikut:
a. pencipta arsip;
b. nomor arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. kurun waktu;
f. jumlah arsip; dan
g. keterangan.
Paragraf 3
Pengolahan Arsip Statis
Pasal 42
Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf
b, dilaksanakan berdasarkan asal usul dan asas aturan asli serta standar
deskripsi arsip statis.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 43
(1) Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
a. menata informasi arsip statis;
b. menata fisik arsip statis; dan
c. penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis.
(2) Arsip statis pada saat diserahkan atau diakuisisi dilengkapidengan daftar
arsip statis.
(3) Sarana bantu temu balik meliputi:
a. guide;
b. daftar arsip statis;
c. daftar arsip melalui aplikasi atau software; dan
d. inventaris arsip.
(4) Daftar arsip statis yang dimuat dalam SIKSB dan JIKSB sekurangkurangnya
memuat metadata informasi arsip :
a. pencipta arsip;
b. nomor arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. kurun waktu;
f. jumlah arsip; dan
g. keterangan.
Paragraf 4
Preservasi Arsip Statis
Pasal 44
(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2)
huruf c, dilaksanakan dengan cara preventif dan kuratif untuk menjamin
keselamatan dan kelestarian arsip.
(2) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara preventif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
a. penyimpanan;
b. pengendalian hama terpadu;
c. reproduksi; dan
d. perencanaan terhadap bencana.
(3) Preservasi arsip statis dilaksanakan dengan cara kuratif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan
memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung arsip statis tersebut.
Paragraf 5
Akses Arsip Statis
Pasal 45
(1) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf c,
dilaksanakan oleh LKD Provinsi bagi kepentingan pengguna arsip dalam
rangka pendayagunaan dan pelayanan publik.
(2) Akses arsip statis untuk pengguna arsip dijamin oleh LKD Provinsi.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(3) Untuk menjamin kepentingan akses arsip statis, LKD Provinsi
menyediakan sarana dan prasarana akses arsip statis.
(4) Akses arsip statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan:
a. prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip statis; dan
b. sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan
ketentuanperaturan perundang-undangan.
(5) Akses arsip statis dapat dilakukan secara manual dan/atau elektronik.
Bagian Keempat
Autentikasi
Paragraf 1
Umum
Pasal 46
(1) LKD Provinsimelakukan kegiatan alih media dalam rangka pelestarian dan
pelayanan arsip statis.
(2) Pelaksanaan alih media harus disertai dengan autentikasi dan dukungan
pembuktian untuk menjamin keaslian arsip.
Paragraf 2
Alih Media
Pasal 47
(1) LKD Provinsimenyediakan sarana dan prasarana alih media untuk
autentikasi arsip.
(2) Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip nilai informasi,
keamanan informasi, keselamatan kondisi fisik arsip, efisiensi, serta
ketersediaan teknologi akses dan perawatannya.
Pasal 48
(1) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara dandaftar
arsip yang akan dialih mediakan.
(2) Berita acara alih media arsip statis sekurang-kurangnya memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah arsip yang dialih mediakan;
e. keterangan tentang arsip yang dialih mediakan;
f. keterangan proses alih media yang dilakukan;
g. pelaksana; dan
h. tanda tangan Kepala LKD Provinsi.
(3) Daftar arsip yang dialih mediakan sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta Arsip;
b. nomor urut;
c. jenis arsip;
d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Paragraf 3
Autentikasi Alih Media
Pasal 49
(1) Hasil alih media arsip statis ditetapkan autentikasinya oleh Kepala
LKDProvinsi dan menjadi alat bukti yang sah.
(2) Dalam menetapkan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
LKDProvinsi dapat berkoordinasi dengan pihak yang mempunyai
kemampuan dan kompetesi.
(3) Sebelum penetapan autentikasi dilakukan pengujian terhadap isi,
struktur, dan konteks arsip statis.
(4) Pengujian dilakukan oleh:
a. tim ahli; dan
b. pihak yang memiliki kemampuan dan kompetensi.
(5) Autentikasi dilaksanakan dengan memberikan tanda dan/atau pernyataan
tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi.
(6) Pencipta arsip atau masyarakat di daerah dapat mengajukan permintaan
autentikasi kepada LKD Provinsi.
BAB VI
PEMBINAAN
Pasal 50
Pembinaan kearsipan dimaksudkan untuk mewujudkan tujuan
penyelenggaraan kearsipan dalam kerangka SKSB dan SKN pada setiap
pencipta arsip dan LKDProvinsi sesuai dengan arah dan sasaran
pembangunan nasional di bidang kearsipan.
Pasal 51
(1) Pembinaan umum penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh Menteri
Dalam Negeri.
(2) Pembinaan teknis penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh ANRI.
(3) Pembinaan operasional penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh
Gubernur.
(4) Pembinaan operasional sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dilaksanakan oleh Kepala LKD Provinsi.
Pasal 52
(1) Pembinaan kearsipan meliputi:
a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan di wilayah kabupaten/kota;
b. pemberian pedoman dan standar kearsipan;
c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan;
d. sosialisasi;
e. pendidikan dan pelatihan; dan
f. perencanaan, penelitian, pengembangan pemantauan dan evaluasi.
(2) LKD Provinsi dan unit kearsipan II bertanggungjawab melakukan
pembinaan internal dalam pengelolaan arsip aktif di lingkungan pencipta
arsip secara berjenjang.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 53
Dalam rangka perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan
rakyat, LKD Provinsi bekerjasama dengan instansi terkait melakukan
pembinaan kearsipan terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang
melaksanakan kepentingan publik.
BAB VII
PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP
Pasal 54
(1) Perlindungan dan penyelamatan arsip dilaksanakan dan dikoordinasikan
oleh Pencipta Arsip dan pihak-pihak terkait.
(2) Perlindungan dan penyelamatan arsip sebagai akibat bencana yang tidak
dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh Pencipta Arsip
dan LKDProvinsi dengan berkoordinasi dengan Badan Nasional
Penanggulangan Bencana dan Badan Penanggulangan Bencana Daerah.
(3) Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau pembubaran suatu SKPD,
LKDProvinsi mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan
arsip dari Perangkat daerah tersebut.
(4) Upaya penyelamatan arsip dari SKPD sebagai akibat penggabungan
dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan
oleh LKDProvinsi.
Pasal 55
(1) Dalam rangka penyelamatan dan akuisisi arsip statis, lembaga kearsipan
daerah membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
(2) Dalam rangka penyelamatan arsip statis, Pemerintah Daerah
melaluiLKDProvinsidapat memberi penghargaan atauimbalan kepada
masyarakat.
(3) Penghargaan diberikan kepada masyarakat yang memberitahukan
keberadaan dan/atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam
DPAProvinsi kepada LKD Provinsi.
(4) Imbalan diberikan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis yang
dimiliki atau dikuasai kepada LKDProvinsiyang pelaksanaannya dapat
dilakukan berdasarkan perundingan.
(5) Penghargaan dan imbalan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat
(3), diberikan dalam bentuk :
b. piagam;
c. bantuan sarana kearsipan; dan/ atau
d. kompensasi berupa uang.
(6) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberian penghargaan dan
imbalan sebagaimana diatur pada ayat (4) diatur dalam Peraturan
Gubernur.
BAB VIII
PERIZINAN
Pasal 56
(1) LKDProvinsi wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi
kepentingan pengguna arsip.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(2) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk
kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.
(3) Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (3)
didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 57
Penerbitan izin penggunaan arsip statis yang bersifat tertutup yang disimpan
di LKDProvinsi, menjadi kewenangan Kepala LKDProvinsi.
Pasal 58
(1) Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 56 ayat (3) atau karena sebab lain, Kepala LKDProvinsi dapat
menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa
penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
(2) Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat yang
diatur dalam ketentuan petraturan perundang-undangan.
(3) Kepala LKDProvinsi memiliki kewenangan menerbitkan izin menetapkan
keterbukaan arsip statis yang dinyatakan tertutup sebelum 25 (dua puluh
lima) tahun masa penyimpanan dengan pertimbangan :
a. tidak menghambat proses penegakan hukum;
b. tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan
intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. tidak membahayakan pertahanan dan keamanan Negara;
d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam
kategori dilindungi kerahasiannya;
e. tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. tidak merugikan kepentingan publik dan hubungan luar negeri;
g. tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan
kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang
berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut
sifatnya perlu dirahasiakan.
(4) Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penuyelidikan dan penyidikan, arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dapat diakses dengan kewenangan Kepala LKDProvinsi
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(5) Penetapan arsip statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilakukan oleh Kepala LKDProvinsi dan dilaporkan kepada
DPRDProvinsi.
(6) Penetapan arsip statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat
(5) dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai
sebelumnya.
(7) Penetapan keterbukaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(8) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sejak arsip statis diterima
oleh Kepala LKDProvinsi.
BAB IX
SIKSB DAN JIKSB
Bagian Kesatu
Pembangunan SIKSB dan JIKSB
Paragraf 1
Pembangunan SIKSB
Pasal 59
(1) LKDProvinsi bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKSB yang
merupakan sistem informasi kearsipan di daerah.
(2) Pembangunan SIKSB dilaksanakan melalui :
a. penetapan kebijakan SIKSB; dan
b. penyelenggaraanSIKSB.
(3) Penetapan kebijakan SIKSB meliputi :
a. kebijakan dalam penyediaan informasi kearsipan; dan
b. kebijakan dalam penggunaan informasi kearsipan.
(4) Pembangunan SIKSB merupakan kelanjutan dari pembangunan SKSB.
(5) SIKSB merupakan bagian dari SIKN.
(6) Ketentuan lebih lanjut mengenai petunjuk teknis SIKSB diatur dalam
Peraturan Gubernur.
Paragraf 2
Pembangunan JIKSB
Pasal 60
(1) JIKSB merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk:
a. arsip dinamis; dan
b. arsip statis.
(2) JIKSB merupakan simpul jaringan kearsipan daerah dan merupakan
bagian dari JIKN yang merupakan pusat jaringan nasional pada ANRI.
(3) Simpul jaringan kearsipan daerah bertanggung jawab atas:
a. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip
dinamis dan dalam arsip statis;
b. penyampaian daftar arsip dinamis dan statis kepada pusat jaringan
nasional;
c. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan; dan
d. evaluasi secara berkala.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai petunjuk teknis JIKSB diatur dalam
Peraturan Gubernur.
Bagian Kedua
Penggunaan Informasi Kearsipan
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 61
(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kesejahteraan masyarakat, JIKSB
digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan kepada
pemerintah/ pemerintah provinsi/pemerintah daerah dan masyarakat.
(2) Informasi kearsipan sekurang-kurangnya memuat metadata arsip meliputi:
a. pencipta arsip;
b. nomor arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
BAB X
SUMBER DAYA PENDUKUNG
Bagian Kesatu
Sumber Daya Manusia
Paragraf 1
Umum
Pasal 62
Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural bidang
kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.
Pasal 63
(1) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai
tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan dalam hal melakukan perencanaan,
penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan,
monitoring dan evaluasi serta pengelolaan sumber daya manusia.
(2) Arsiparis terdiri atas arsiparis Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan arsiparis non
Pegawai Negeri Sipil.
(3) Arsiparis PNS merupakan PNS yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan
fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
(4) Arsiparis non PNS merupakan pegawai non PNS yang memiliki
kompentensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara
penuh melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan BUMD sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 2
Kedudukan Hukum dan Kewenangan
Pasal 64
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang
memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya.
(2) Fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah
Daerah dan BUMD sesuai dengan kewenangannya;
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk
menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
e. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara;
f. menjaga keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa;
g. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pasal 65
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas, arsiparis mempunyai kewenangan:
a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
pengguna arsip apabila dipandang pengguna arsip dapat merusak
keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
b. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh
pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang undangan; dan
c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan
oleh pimpinan pencipta arsip atau Kepala LKD Provinsi sesuai dengan
kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
Paragraf 3
Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Pasal 66
Pendidikan dan pelatihan kearsipan bertujuan:
a. meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan, sikap dan semangat
pengabdian untuk dapat melaksanakan tugas jabatan di bidang kearsipan;
b. menciptakan sumber daya manusia kearsipan yang memenuhi persyaratan
kompetensi di bidang kearsipan; dan
c. menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan
tugas di bidang kearsipan.
Pasal 67
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
(1) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dilaksanakan untuk mencapai
persyaratan kompetensi teknis dalam jabatan yang mempunyai fungsi,
tugas dan tanggung jawab melakukan kearsipan.
(2) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dapat diselenggarakan secara
berjenjang.
(3) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan diikuti oleh:
a. PNS yang akan atau telah menduduki jabatan yang fungsi, tugas dan
tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan;
d. pejabat struktural dibidang kearsipan.
(4) Pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan dapat diikuti oleh pegawai
BUMD.
Bagian Kedua
Sarana dan Prasarana
Pasal 68
(1) Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan sarana dan prasarana
berdasarkan standar yang ditetapkan oleh ANRI.
(2) Sarana dan prasarana meliputi:
a. gedung;
b. ruang; dan
c. peralatan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi
daninformasi.
(3) Persyaratan sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
mengatur lokasi, konstruksi, tata ruang, persyaratan utilitas dan peralatan
pengelolaan arsip.
Bagian Ketiga
Pembiayaan
Pasal 69
(1) Biaya yang timbul akibat ditetapkannya Peraturan Daerah, dibebankan
pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, serta sumber-sumber
keuangan lainnya yang sah dan tidak mengikat.
(2) Pendanaan penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh BUMD
dialokasikan dalam anggaran BUMD.
Pasal 70
Pembiayaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69ayat (1) digunakan untuk:
a. merumuskan dan menetapkan kebijakan kearsipan;
b. pembinaan dan pengelolaan kearsipan;
c. penelitian dan pengembangan;
d. pengembangan sumber daya manusia;
e. penyediaan jaminan kesehatan;
f. tunjangan profesi; dan
g. penyediaan sarana dan prasarana.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
BAB XI
PENGAWASAN KEARSIPAN
Paragraf 1
Umum
Pasal 71
(1) Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan
penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundangundangan
di bidang kearsipan.
(2) Pengawasan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi
tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip atau Pimpinan Lembaga
Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
(3) Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, lembaga dan/atau unit
kearsipan bekerjasama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan
fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya.
(4) Pengawasan Kearsipan di lingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi
Sulawesi Barat dilaksanakan secara terkoordinasi dengan Kementrian
yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 2
Tim Pengawas Kearsipan
Pasal 72
(1) PengawasanKearsipan dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan.
(2) Tim Pengawas kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. Tim Pengawas Kearsipan Eksternal; dan
b. TimPengawas Kearsipan Internal.
(3) Tim Pengawas Kearsipan sebagimana dimaksud pada ayat (2) harus
mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan.
(4) Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berjumlah
ganjil.
Pasal 73
(1) Tim Pengawas Kearsipan Eksternal merupakan Tim Pengawas Kearsipan
Daerah.
(2) Tim Pengawas Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dibentuk oleh Gubernur dan bertugas melaksanakan pengawasan
penyelenggaraan kearsipan pada Pencipta Arsip tingkat Provinsi, Pencipta
Arsip Tingkat Kabupaten/Kota dan LKD Kabupaten/Kota.
Pasal 74
(1) Tim Pengawas Kearsipan Daerah terdiri atas :
a. pengarah;
b. penanggung jawab;
c. ketua tim;
d. sekretaris; dan
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
e. anggota.
(2) Pengarah dijabat oleh Sekretaris Daerah;
(3) Penanggung jawab dijabat oleh LKD Provinsi;
(4) Ketua Tim dijabat oleh pejabat struktural serendah-rendahnya eselon III
yang membidangi urusan kearsipan, atau Arsiparis Madya;
(5) Sekretaris Tim dijabat oleh pejabat struktural eselon IV yang membidangi
urusan kearsipan atau Arsiparis Muda;
(6) Anggota berjumlah paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional
Arsiparis dan 1 (satu) orang pejabat fungsional Auditor atau pejabat
pengawasan atau pejabat fungsional tertentu.
Pasal 75
(1) Tim Pengawas Kearsipan Internal terdiri atas :
a. pengarah;
b. penanggung jawab;
c. ketua tim; dan
d. anggota
(2) Tim Pengawas Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dibentuk oleh Gubernur, BUMD, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan yang berada dalam wilayah Provinsi Sulawesi Barat.
(3) Tim pengawas Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip dinamis di
lingkungannya.
Pasal 76
(1) Pengarah sebagaimana dimaksud dalam pasal 75 ayat (1) huruf a dijabat
oleh Sekretaris Daerah.
(2) Penanggun jawab sebagaimana dimaksud dalam pasal 75 ayat (1) huruf b
dijabat oleh Kepala KD Provinsi.
(3) Ketua Tim sebagaimana dimaksud dalam pasal 75 ayat (1) huruf c dijabat
oleh :
a. kepala bidang/seksi yang menyelenggarakan urusan kearsipan; atau
b. kepala unit kearsipan; atau
c. pejabat fungsional Arsiparis serendah-rendahnya Arsiparis Muda.
(4) Anggota sebagaimana dimaksud dalam pasal 75 ayat (1) huruf d paling
kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orang
pejabat fungsional Auditor/ pejabat di bidang pengawasan atau pejabat
fungsional tertentu.
Pasal 77
Dalam hal belum terpenuhinya keanggotaan tim pengawas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 74 ayat (6), Pasal 76 ayat (4), keanggotaan tim dapat
berasal dari pejabat fungsional Arsiparis atau pejabat fungsional Auditor atau
pejabat di bidang pengawasan di luar Pencipta Arsip atau daerah yang telah
mengikuti bimbingan teknis Pengawasan Kearsipan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Paragraf 3
Jenis dan Aspek
Pasal 78
Jenis Pengawasan Kearsipan terdiri atas :
a. pengawasan kearsipan eksternal; dan
b. pengawasan Kearsipan internal.
Pasal79
Pengawasan Kearsipan eksternal dilaksanakan oleh LKD Provinsi terhadap
Pencipta Arsip Tingkat Provinsi dan LKD Kabupaten/Kota.
Pasal 80
Aspek Pengawasan Kearsipan eksternal oleh LKD Provinsi terhadap LKD
Kabupaten/Kota meliputi :
a. ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam
penetapan kebijakan kearsipan;
b. program kearsipan;
c. pengolahan arsip inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)
tahun;
d. penyusutan arsip;
e. pengelolaan arsip statis;
f. SDM kearsipan;
g. kelembagaan; dan
h. prasarana dan sarana.
Pasal 81
Pengawasan Kearsipan internal dilaksanakan oleh :
a. LKD Provinsi terhadap SKPD Provinsi;
b. Unit Kearsipan pada BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi
politik terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya yang
berada dalam wilayah Provinsi.
Pasal 82
Aspek Pengawasan Kearsipan internal terdiri atas :
a. pegnelolaan arsip dinamis;
b. SDM Kearsipan; dan
c. prasarana dan sarana.
Pasal 83
(1) Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh Pencipta Arsip yang
memiliki unit kearsipan tidak berjenjang meliputi :
a. pencipta arsip;
b. pemberkasan dan penataan arsip inaktif;
c. program arsip vital;
d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
e. layanan dan akses arsip aktif; dan
f. pemindahan arsip inaktif.
(2) Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh Pencipta Arsip yang
memiliki unit kearsipan berjenjang meliputi :
a. penciptaan arsip;
b. pemberkasan dan penataan arsip inaktif;
c. program arsip vital;
d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga;
e. pengolahan arsip inaktif;
f. pemeliharaan arsip inaktif;
g. layanan dan akses arsip dinamis; dan
h. pemindahan arsip inaktif.
Pasal 84
Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh LKD Provinsi meliputi :
a. penciptaan arsip;
b. pemberkasan dan penataan arsip inaktif;
c. program arsip vital;
d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga;
e. pengolahan arsip inaktif;
f. pemeliharaan arsip inaktif;
g. layanan dan akses arsip dinamis;
h. penyusutan arsip meliputi :
1) pemindahan arsip inaktif yang mempunyai retensi di atas 10 tahun;
2) pemusnahan arsip inaktif yang mempunyai retensi di bawah 10 tahun;
3) penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
Pasal 85
Aspek pengawasan SDM kearsipan terdiri atas :
a. Arsiparis, meliputi :
1) kedudukan hukum dan kewenangan;
2) kompetensi; dan
3) pengangkatan dan pembinaan karier
b. pengelolaan arsip meliputi kompetensi.
Pasal 86
(1) Aspek pengawasan prasarana dan sarana meliputi :
a. gedung;
b. ruangan; dan
c. peralatan
(2) Aspek pengawasan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) hanya berlaku untuk pengawasan internal oleh
Lembaga Kearsipan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Paragraf 4
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan
Pasal 87
Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan meliputi tahapan kegiatan :
a. perencanaan program Pengawasan Kearsipan;
b. Audit Kearsipan;
c. Penilaian hasil Pengawasan Kearsipan; dan
d. monitoring hasil Pengawasan Kearsipan.
Pasal 88
(1) Audit Kearsipan dilakukan dengan menggunakan instrument Audit
Kearsipan.
(2) Instrumen Audit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi
pengisian formulir Audit Kearsipan, wawancara dan verifikasi lapangan.
(3) Audit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari :
a. audit kearsipan eksternal; dan
b. audit kearsipan internal.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai instrument Audit Kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditetapkan berdasarkan Keputusan Kepala LKD
Provinsi.
Pasal 89
(1) Audit Kearsipan Eksternal dilaksanakan oleh LKD Provinsi.
(2) Hasil pelaksanaan Audit kearsipan Eksternal disusun dalam LAKE.
(3) LAKE sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat materi :
a. dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan;
b. uraian hasil pengawasan kearsipan; dan
c. kesimpulan dan rekomendasi perbaikan.
Pasal 90
(1) LKD Provinsi menyampaikan LAKE kepada Bupati/Walikota dengan
tembusan kepada menteri yang membidangi urusan pemerintahan dalam
negeri dan kepala ANRI.
(2) LAKE sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan paling lambat
tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.
Pasal 91
Bupati/Walikota selaku Objek Pengawasan wajib menindaklanjuti
rekomendasi perbaikan dalam LAKE.
Pasal 92
(1) Audit Kearsipan Internal dilaksanakan oleh :
a. LKD Provinsi;
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
b. Unit Kearsipan pada BUMD, Organisasi Kemasyarakatan, dan
Organisasi Politik.
(2) Hasil pelaksanaan Audit Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) disusun dalam LAKI.
(3) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat materi :
a. dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan;
b. uraian hasil pengawasan kearsipan; dan
c. kesimpulan dan rekomendasi perbaikan.
Pasal 93
(1) LAKI disampaikan oleh :
a. Pimpinan LKD Provinsi kepada Gubernur;
b. Pimpinan Unit Kearsipan kepada BUMD, Organisasi Kemasyarakatan,
dan Organisasi Politik.
(2) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditembuskan kepada Kepala
ANRI.
(3) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan paling lambat
tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.
Pasal 94
Gubernur, BUMD, organisasi kemasyarakatan, dan organisasi politik selaku
obyek pengawasan wajib menindaklanjuti rekomendasi perbaikan dalam LAKI.
Pasal 95
(1) Tim Pengawas Kearsipan memberikan nilai atas hasil Pengawasan
Kearsipan yang dituangkan dalam LAKE dan LAKI.
(2) Nilai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari :
a. nilai 91 – 100 dengan kategori sangat baik;
b. nilai 76 – 90 dengan kategori baik;
c. nilai 61 – 75 dengan kategori cukup;
d. nilai 51 – 60 dengan kategori kurang; dan
e. nilai di bawah atau sama dengan 50 dengan kategori buruk.
Pasal 96
Gubernur melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil
Pengawasan Kearsipan sebagimana dimaksud dalam pasal 90 dan Pasal 93.
Paragraf 5
Penegakan Peraturan Perundang-Undangan
Pasal 97
Dalam rangka penegakkan peraturan perundang-undangan, Gubernur dapat
merekomendasikan penerapan sanksi terhadap Objek Pengawasan sesuai
kewenangannya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 98
Dalam hal rekomendasi yang mengandung unsur pelanggaran administratif
tidak ditindaklanjuti, Gubernur dapat merekomendasikan penerapan sanksi
administrative kepada atasan yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan tentang kearsipan.
BAB XII
PERAN SERTA MASYARAKAT
Pasal 99
(1) Perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dapat
berperan serta dalam penyelenggaraan kearsipan.
(2) Peran serta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan dalam
ruang lingkup:
a. pengelolaan arsip;
b. penyelamatan arsip;
c. penggunaan arsip;
d. penyediaan sumber daya pendukung; dan
e. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 100
Peran serta dalam pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99
ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan cara:
a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak
dan kewajiban dalam rangka menjamin perlindungan hak-hak keperdataan
dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan
penyelenggaraan negara; dan
b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik,
dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 101
Peran serta dalam penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99
ayat (2) huruf b dilaksanakan dengan cara:
a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya
penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip
oleh SKPD/unit kerja dan BUMD tanpa melalui prosedur sebagaimana
diatur dalam peraturan perundang-undangan; dan
c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari
bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme
melalui koordinasi dengan lembaga terkait.
Pasal 102
Peran serta dalam penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 100
ayat (2) huruf c dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.
Pasal 103
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Peran serta dalam penyediaan sumber daya pendukung sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 100 ayat (2) huruf d dilaksanakan dengan cara:
a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan
kearsipan;
b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai
dengan kompetensi yang dimilikinya.
BAB XIII
SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 104
(1) Pelanggaran terhadap ketentuan Pasal 23 ayat (3), ayat (4) dan ayat (5)
dikenakan sanksi administratif.
(2) Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat berupa:
a. teguran lisan;
b. teguran tertulis; dan
c. peringatan tertulis.
(3) Apabila selama 6 (enam) bulan tidakmelakukan perbaikan, pejabat
dan/ataupelaksana sebagaimana dimaksud padaayat (1) dikenai sanksi
administratif berupapenundaaan kenaikan gaji berkala untukpaling lama
1 (satu) tahun.
(4) Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnyatidak melakukan perbaikan,
pejabat dan/ataupelaksana sebagaimana dimaksud padaayat (2) dikenai
sanksi administratif berupapenundaaan kenaikan pangkat untuk
palinglama 1 (satu) tahun.
BAB XIV
KETENTUAN PIDANA
Pasal 105
Setiap orang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33
ayat (4) dipidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan atau denda paling
banyak Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).
BAB XV
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 106
Pada saat Peraturan Daerah ini mulai berlaku, Unit kearsipan dan unit
pengolah yang belum memiliki arsiparis, tugas, fungsi, dan tanggung jawab
dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dilaksanakan oleh petugas yang
ditunjuk pimpinan pencipta arsip sampai dengan tersedianya arsiparis.
BAB XVI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 107

JDIH Provinsi Sulawesi Barat
PENJELASAN
ATAS
PERATURAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT
NOMOR 2 TAHUN 2016
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
I. UMUM
Bahwa arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bahan
pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah serta memori kolektif yang
mempunyai nilai dan arti penting dan strategis, antara lain dapat
menyajikan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Daerah,
perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.
Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan
terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan
hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan,
perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip,
kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan
perundang-undangan.
Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung
terwujudnya penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang baik dan bersih,
serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan
kearsipan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan
nasional yang komprehensif dan terpadu.
Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional
yang komprehensif dan terpadu, perlu dibangun sistem kearsipan daerah,
meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem
kearsipan daerah adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan
berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas
tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling
mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat, sehingga sistem kearsipan daerah
berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan
terpercaya, serta mampu mengindentifikasikan keberadaan arsip yang
memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada
semua organisasi kearsipan.
Untuk menunjang sistem kearsipan daerah, akan dibangun sistem
informasi kearsipan Provinsi Sulawesi Barat dan jaringan informasi
kearsipan Provinsi Sulawesi Barat, yang merupakan bagian dari sistem
informasi kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan nasional.
Sistem informasi kearsipan Provinsi Sulawesi Barat merupakan suatu
sistem informasi di lingkungan Pemerintah Sulawesi Barat yang dikelola
oleh Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sulawesi Barat
yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Provinsi Sulawesi
Barat. Sedangkan jaringan informasi Sulawesi Barat merupakan sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip di lingkunganPemerintah
Provinsi Sulawesi Barat yang akan digunakan sebagai wadah layanan
informasi kearsipan kepada Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah
Provinsi Sulawesi Barat dan masyarakat.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Sesuai ketentuan Pasal 12 Ayat (2) hurud r Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah
beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tanun 2015
tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014
tentang Pemerintahan Daerah, kearsipan merupakan urusan
pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar.
Selanjutnya sesuai ketentuan Pasal 236 ayat (1) Undang-Undang Nomor
23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dimaksud, untuk
menyelenggarakan otonomi daerah dan tugas pembantuan, Daerah
membentuk Peraturan Daerah.
Berdasarkan latar belakang sebagaimana tersebut di atas, serta untuk
melaksanakan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
perlu membentuk Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
II. PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas
Pasal 2
Huruf a
Yang dimaksud dengan azas “Kepastian Hukum” adalah
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan
hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan,
kepatutan, dan keadilan, dalam kebijakan penyelenggara negara.
Hal ini memenuhi penerapan azas supremasi hukum yang
menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara
didasarkan pada hukum yang berlaku.
Huruf b
Yang dimaksud dengan azas “Keautentikan dan keterpercayaan”
adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada azas
menjaga keasilian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat
digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
Huruf c
Yang dimaksud azas “Keutuhan” adalah penyelenggara kearsipan
harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang
dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Huruf d
Yang dimaksud dengan azas “asal-usul” adalah azas yang
dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu
kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip
yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat
pada konteks penciptaannya.
Huruf e
Yang dimaksud dengan azas “aturan asli” adalah azas yang
dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan
pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan
ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
pencipta arsip.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Huruf f
Yang dimaksud dengan azas “keamanan” adalah penyelenggaraan
kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari
kemungkinan kebocoran dan penyalagunaan informasi oleh
pengguna yangtidak berhak.
Yang dimaksud dengan azas “keselamatan” adalah bahwa
penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin
terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
Huruf g
Yang dimaksud dengan azas “keprofesionalan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya
manusia yang profesional yang memiliki kompentensi di bidang
kearsipan.
Huruf h
Yang dimaksud dengan azas “keresponsifan” adalah penyelenggara
kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan ataupun
masalah lain yang terkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi
sesuatu sebab kehancuran, kerusakan, atau hilangnya arsip.
Huruf i
Yang dimaksud dengan azas “keantisipatifan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau
kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan
perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan
bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam
penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi
informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
Huruf j
Yang dimaksud dengan azas “kepartisipatifan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran
serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
Huruf k
Yang dimaksud dengan azas “akuntabilitas” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai
bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan
peristiwa yang direkam.
Huruf l
Yang dimaksud dengan azas “kemanfaatan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Huruf m
Yang dimaksud dengan azas “aksesibilitas” adalah penyelengaraan
kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan, dan
keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.
Huruf n
Yang dimaksud dengan azas “kepentingan umum” adalah
penyelengaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan
kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Huruf o
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Yang dimaksud dengan azas “kearifan lokal” adalah nilai-nilai
utama kebudayaan yang bersumber dari masyarakat Sulawesi
Barat, seperti “lampu” (kejujuran). “getteng” (ketegasan), “paccing”
(bersih), ”rapang” (contoh atau yuridis prodentia).
Pasal 3
Cukup jelas
Pasal 4
Cukup jelas
Pasal 5
Cukup jelas
Pasal 6
Cukup jelas
Pasal 7
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Huruf a
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
pembinaan arsip” adalah untuk mengatur standar dan kendali
mutu terhadap pembinaan kearsipan.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
pengelolaan arsip” adalah untuk mengatur standar dan kendali
mutu terhadap pengelolaan kearsipan.
Huruf c
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
pembangunan SKSB, SIKSB dan pembentukan JIKSB di
Daerah” adalah untuk menata penyelenggaraan kearsipan
Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional.
Huruf d
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
organisasi” adalah untuk mengatur standar fungsi, kendali
mutu dan meningkatkan kapasitas unit kearsipan dan
kelembagaan.
Huruf e
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
pengembangan sumber daya manusia” adalah untuk mengatur
kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan.
Huruf f
Yang dimaksud dengan “penetapan kebijakan di bidang
prasarana dan sarana” adalah untuk mengatur standar dan
kendali mutu terhadap prasarana dan sarana dalam
pengelolaan kearsipan.
Huruf g
Yang dimaksud dengan “perlindungan dan penyelamatan arsip”
adalah memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip yang
dinyatakan sebagai arsip milik daerah, baik terhadap arsip yan
keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Kesatuan
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Republik Indoneisa sebagai bahan pertanggungjawaban daerah
dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang
disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan
teorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme
lainnya.
Perlindungan dan penyelamatan dilakukan baik bersifat
preventif maupun kuratif.
Huruf h
Yang dimaksud dengan “sosialisasi kearsipan” adalah
mengatur strategi pencapaian visi dan misi penyelenggaraan
kearsipan.
Huruf i
Yang dimaksud dengan “kebijakan dibidang kerjasama” adalah
untuk mengatur prinsip-prinsip kerja sama.
Huruf j
Yang dimaksud dengan “kebijakan dibidang pendanaan” adalah
pendanaan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan kearsipan
yang bersumber dari APBD, APBN, bantuan luar negeri,
dan/atau bantuan masyarakat.
Pasal 8
Cukup jelas
Pasal 9
Cukup jelas
Pasal 10
Cukup jelas
Pasal 11
Cukup jelas
Pasal 12
Cukup jelas
Pasal 13
Cukup jelas
Pasal 14
Cukup jelas
Pasal 15
Cukup jelas
Pasal 16
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Ayat (5)
JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan
atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau
fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan,
perlengkapan, dan ketatausahaan.
JRA substantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan
atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau
fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan
tugasnya
Ayat (6)
Cukup jelas
Pasal 17
Cukup jelas
Pasal 18
Cukup jelas
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata
naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip.
Tata naskah dinas memuat antara lain pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang
digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan
klasifikasi arsip untuk mengelompokkan arsip sebagai satu
keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Klasifikasi arsip disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas
pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronologis.
Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis untuk menentukan
keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan
arsip dan informasinya sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Cukup jelas
Ayat (6)
Yang dimaksud dengan registrasi adalah tindakan pencatatan
terhadap penciptaan arsip yang merupakan bagian dari tahapan
kegiatan pengurusan surat.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Ayat (7)
Cukup jelas
Pasal 20
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan tindakan pengendalian adalah suatu sarana
pencatatan yang dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak
lanjut dari arsip yang telah didistribusikan. Dilakukan oleh unit
pengolah dan unit kearsipan sesuai kewenangan baik dengan
sarana manual maupun elektronik. Tindakan pengendalian
merupakan bagian tahapan dari kegiatan pengurusan surat.
Pasal 21
Cukup jelas
Pasal 22
Ayat (1)
Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan
dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan
kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa.
Ayat (2)
Tanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang dibuat dibuktikan
dengan cara pemberian tanda tangan atau paraf oleh pejabat yang
berwenang.
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Cukup jelas
Ayat (6)
Cukup jelas
Ayat (7)
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24
Cukup jelas
Pasal 25
Cukup jelas
Pasal 26
Ayat (1)
Pengaturan fisik, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan
daftar arsip inaktif dimaksudkan untuk memudahkan penemuan
kembali.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Pasal 27
Cukup jelas
Pasal 28
Ayat (1)
Penyimpanan arsip aktif dilakukan pada sentral arsip aktif atau
central file sebagai tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang
untuk penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman.
Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif atau
records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif pada
bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Pasal 29
Ayat (1)
Alih media arsip dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
dimaksudkan untuk menjaga keamanan, keselamatan, dan
keutuhan arsip yang dialihmediakan.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Cukup jelas
Ayat (6)
Yang dimaksud dengan memberikan tanda tertentu adalah
memberikan paraf atau tanda tangan secara manual atau elektronik
terhadap arsip hasil alih media.
Ayat (7)
Cukup jelas
Ayat (8)
Cukup jelas
Ayat (9)
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Ayat (10)
Cukup jelas
Ayat (11)
Cukup jelas
Pasal 30
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
Pasal 32
Cukup jelas
Pasal 33
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Cukup jelas
Huruf c
Cukup jelas
Huruf d
Bahwa arsip yang akan di musnahkan tidak berkaitan dengan
perkara yang masih dalam proses hukum.
Pasal 34
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Yang dimaksud dengan penyeleksian arsip adalah kegiatan
penilaian untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah
tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan
berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada
peraturan yang melarang dan tidak berkaitan dengan perkara
yang masih dalam proses.
Huruf c
Cukup jelas
Huruf d
Cukup jelas
Huruf e
Cukup jelas
Huruf f
Cukup jelas
Huruf g
Cukup jelas
Pasal 35
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 36
Cukup jelas
Pasal 37
Cukup jelas
Pasal 38
Cukup jelas
Pasal 39
Ayat (1)
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Cukup jelas
Huruf c
Yang dimaksud pernyataan dari pimpinan pencipta arsip adalah
surat pernyataan yang menyatakan bahwa arsip yang
diserahkan adalah asli. Apabila yang diserahkan berupa copi
arsip, pimpinan pencipta arsip menjamin dengan membuat
surat pernyataan bahwa kopi arsip sesuai naskah asli.
Huruf d
Verifikasi dilakukan oleh lembaga kearsipan untuk menentukan
bahwa arsip yang diserahkan adalah arsip statis
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Cukup jelas
Ayat (4)
Cukup jelas
Pasal 40
Ayat (1)
Huruf a
Untuk efisiensi pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan
daerah Provinsi, arsip daerah Provinsi hanya bertugas
mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya
10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Satuan Kerja
Perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah
Provinsi. Untuk arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10
(sepuluh) tahun pengelolaannya masih menjadi tanggungjawab
unkt kearsipan di setiap datuan kerja Perangkat daerah dan
penyelenggara pemerintahan daerah Provinsi.
Huruf b
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Kewajiban penyefrahan arsip statis oleh SKPD dan penyelenggara
pemerintahan daerah Provinsi adalah dilakukan dala
kedudukannya sebagai unit pengolah pada pemerintahan daerah
dan dilakukan atas nama pemerintahan daerah Provinsi.
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 41
Cukup jelas
Pasal 42
Yang dimaksud dengan “standar deskripsi arsip statis” adalah
ketentuan dasar dalam mendeskripsikan/merekam informasi arsip
statis.
Pasal 43
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Huruf a
Yang dimaksud dengan guide adalah sarana bantu penemuan
arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip
statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis
di lembaga kearsipan.
Huruf b
Yang dimaksud dengan “daftar arsip statis” adalah sarana
bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi
yang sekurang-kurangnya memuat nomor arsip, bentuk
redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat
perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
Huruf c
Cukup jelas
Huruf d
Yang dimaksud dengan “inventaris arsip” adalah sarana bantu
penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi
informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip
yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta
arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab
teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur
organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk
arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan
terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam
inventaris arsip yang baru).
Ayat (4)
Cukup jelas
Pasal 44
Cukup jelas
Pasal 45
Cukup jelas
Pasal 46
Cukup jelas
Pasal 47
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 48
Cukup jelas
Pasal 49
Cukup jelas
Pasal 50
Cukup jelas
Pasal 51
Cukup jelas.
Pasal 52
Cukup jelas.
Pasal 53
Yang dimaksud dengan lembaga swasta dan masyarakat adalah
pelaksana kegiatan yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
dan/atau kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan publik.
Lembaga yang melaksanakan kepentingan publik antara lain lembaga
pendidikan swasta, Rumah Sakit swasta, dan Kantor Notaris.
Pasal 54
Cukup jelas
Pasal 55
Cukup jelas
Pasal 56
Cukup jelas
Pasal 57
Cukup jelas
Pasal 58
Cukup jelas
Pasal 59
Cukup jelas
Pasal 60
Cukup jelas
Pasal 61
Cukup jelas
Pasal 62
Cukup jelas
Pasal 63
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 64
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan “kemandirian” adalah dalam melaksanakan
fungsi dan tugasnya arsiparis berpegang pada kompetensi yang
dimilikinya.
Yang dimaksud dengan “independen” adalah bebas dari pengaruh
pihak manapun dalam melaksanakan kewenangannya berdasarkan
pada kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan
perundang-undangan
Ayat (2)
Cukup jelas
Pasal 65
Huruf a
Cukup jelas
Huruf b
Cukup jelas
Huruf c
Yang dimaksud dengan “penugasan oleh pimpinan pencipta arsip
atau kepala lembaga kearsipan” adalah penugasan sesuai dengan
wilayah kewenangan lembaga yang dimiliki oleh masing-masing
pimpinan lembaga pencipta atau lembaga kearsipan.
Pasal 66
Cukup jelas
Pasal 67
Cukup jelas
Pasal 68
Ayat (1)
Standar sarana berupa bangunan gedung penyimpanan arsip
dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di
bidang bangunan gedung.
Ayat (2)
Gedung, ruangan, dan peralatan digunakan untuk mengelola arsip
dinamis maupun arsip statis dalam berbagai bentuk dan media,
seperti: penyimpanan arsip aktif, penyimpanan arsip inaktif,
penyimpanan arsip statis, peralatan kearsipan, gedung
penyimpanan arsip, penyimpanan arsip vital, penyelamatan arsip,
dan sistem jaringan informasi dan komunikasi
Ayat (3)
Cukup jelas
Pasal 69
Cukup jelas
Pasal 70
Cukup jelas
Pasal 71
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 72
Cukup jelas
Pasal 73
Cukup jelas
Pasal 74
Cukup jelas
Pasal 75
Cukup jelas
Pasal 76
Cukup jelas
Pasal 77
Cukup jelas
Pasal 78
Cukup jelas
Pasal 79
Cukup jelas
Pasal 80
Cukup jelas
Pasal 81
Cukup jelas
Pasal 82
Cukup jelas
Pasal 83
Cukup jelas
Pasal 84
Cukup jelas
Pasal 85
Cukup jelas
Pasal 86
Cukup jelas
Pasal 87
Cukup jelas
Pasal 88
Cukup jelas
Pasal 89
Cukup jelas
Pasal 90
Cukup jelas
JDIH Provinsi Sulawesi Barat
Pasal 91
Cukup jelas
Pasal 92
Cukup jelas
Pasal 93
Cukup jelas
Pasal 94
Cukup jelas
Pasal 95
Cukup jelas
Pasal 96
Cukup jelas
Pasal 97
Cukup jelas
Pasal 98
Cukup jelas
Pasal 99
Cukup jelas
Pasal 100
Cukup jelas
Pasal 101
Cukup jelas
Pasal 102
Cukup jelas
Pasal 103
Cukup jelas
Pasal 104
Cukup jelas
Pasal 105
Cukup jelas
Pasal 106
Cukup jelas
Pasal 107
Cukup jelas
Pasal 108
Cukup jelas
Pasal 109
Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN DAERAH PROVINSI SULAWESI BARAT NOMOR 76

Acho Ahmad17 Desember 2017

1,149

Rekomendasi Berita

Pemdes Salutahongan Bagikan BLT DD Untuk 30 PKM

Pemdes Lombang Timur Terima Bantuan 100 Bibit Rambutan

Pemdes Limbua Lakukan Monitoring Kegiatan Posyandu Samaratanna

21 KPM di Desa Lombang Timur Terima BLT DD Tahap I